Sample Invoice Là Gì

Invoice là chứng từ bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu, cung cấp các thông tin cần thiết về hàng hóa và giá trị hàng hóa cho các bên liên quan.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Sau khi đơn vị bán gửi hóa đơn chiếu lệ cho đơn vị mua và nhận được đơn đặt hàng của họ, đơn vị bán sẽ cần chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển, bao gồm các thủ tục giấy tờ phải đi kèm với hàng hóa. Trong số các tài liệu đó thì hóa đơn thương mại là một trong những tài liệu quan trọng nhất.

Hóa đơn thương mại bao gồm tất cả các chi tiết của toàn bộ giao dịch xuất khẩu, từ đầu đến cuối.

Chúng tôi thường nhận được câu hỏi từ phía các đơn vị bán rằng tại sao hóa đơn thương mại lại trông rất khác so với hóa đơn mà công ty họ sử dụng cho các đơn đặt hàng nội địa. Hãy nhớ rằng hóa đơn bạn tạo từ hệ thống kế toán hoặc ERP của công ty bạn là hóa đơn kế toán (Accounting Invoices) được sử dụng để nhận thanh toán, không phải hóa đơn xuất (Export Invoices).

Hóa đơn thương mại có thể trông giống với hóa đơn chiếu lệ mà ban đầu bạn đã gửi cho khách hàng của mình để làm báo giá, tuy nhiên có thể bạn sẽ thấy một số chi tiết bổ sung mà bạn chưa nhìn thấy trong bản hóa đơn chiếu lệ. Ví dụ: trong hóa đơn thương mại, bạn có thể thấy sự xuất hiện của số đơn đặt hàng, số tham chiếu khách hàng, thông tin ngân hàng và thanh toán.

Hóa đơn chính thức (Final Invoice)

Final Invoice là hóa đơn chính thức, trên đó quy định tổng giá trị đơn hàng cuối cùng mà đơn vị mua phải thanh toán cho đơn vị bán. Chỉ khi đơn vị mua thanh toán đầy đủ số tiền ghi trong Final Invoice thì mới chính thức kết thúc giao dịch giữa hai bên.

Hóa đơn trung gian (Neutral Invoice)

Trong trường hợp đơn vị bán muốn tạm xuất khẩu hàng hóa mà không muốn đứng tên trên các loại giấy tờ pháp lý thì hóa đơn mà họ dùng được gọi là hóa đơn trung gian do người khác đứng tên.

Lưu ý, người ký hóa đơn chỉ là bên trung gian, không phải người bán hàng thực tế.

Một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại

– Người bán hàng cho rằng hoa hồng, tiền bản quyền và các loại phí khác không phải chịu thuế nên không ghi vào trên hóa đơn.

– Người xuất khẩu mua hàng từ nhà sản xuất rồi bán lại cho người nhập khẩu và chỉ ghi trên hóa đơn giá họ mua của người sản xuất chứ không ghi giá họ bán cho người nhập khẩu.

– Trị giá nguyên liệu của người nhập khẩu cung cấp cho người xuất khẩu để sản xuất ra hàng hóa không được thể hiện trong hóa đơn.

– Nhà sản xuất nước ngoài gửi hàng thay thế cho một khách hàng và chi phí giá thực thu của hàng hóa mà không thể hiện giá đầy đủ trừ đi tiền bồi thường cho hàng hóa khiếm khuyết đã giao trước đây và bị trả lại.

Một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại

– Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể thực hiện số tiền chiết khấu.

– Người chiết khấu bán hàng đơn giá giao hàng (giá gắn với một điều kiện giao hàng nào đó ví dụ như CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và không ghi những chi phí tiếp theo sau.

– Người giao hàng ghi trên hóa đơn người nhập khẩu là người mua hàng nhưng trên thực tế người nhập khẩu chỉ là đại lý hoa hồng hoặc là bên chỉ nhận một phần tiền bán hàng cho việc làm trung gian của mình.

– Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại,…

Mong rằng bài viết này của Kiến thức xuất nhập khẩu đã giúp bạn hiểu hơn về Invoice trong xuất nhập khẩu. Nếu bạn còn thắc mắc về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và cần tư vấn về các khóa học xuất nhập khẩu ở đâu tốt, hãy để lại bình luận bên dưới, chúng tôi rất sẵn lòng giải đáp.

Trong quá trình làm thủ tục mua bán hàng hoá xuất nhập khẩu, bạn sẽ thấy sự xuất hiện của một loại chứng từ vô cùng đặc biệt, đó là invoice. Vậy invoice là gì? Nội dung trên invoice khác gì với nội dung trên hóa đơn thông thường? Quy trình lập và xuất invoice diễn ra như thế nào?

» Tham khảo: Hoá đơn điện tử là gì?

Invoice là một loại chứng từ thương mại do đơn bị bán phát hành để xác nhận giao dịch với đơn vị mua.

Invoice thường được đơn vị bán phát hành kèm theo các loại chứng từ khác có liên quan (ví dụ: Packing list, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ℅,…) để thực hiện các thủ tục hải quan. Đây cũng là chứng cứ giúp đơn vị bán có thể giải quyết các khiếu nại từ phía đơn vị mua liên quan đến chất lượng, số lượng hàng hóa, cũng như các dịch vụ khác đi kèm.

Trong ngành xuất nhập khẩu, nội dung và hình thức của Invoice được xác lập theo biểu mẫu nội bộ của đơn vị bán, chứ không cần tuân thủ theo biểu mẫu cố định do cơ quan hải quan hay cơ quan thuế yêu cầu. Tuy nhiên, đơn vị bán vẫn phải đảm bảo trên invoice có các thông tin cơ bản như:

- Tên invoice, mã số, thời gian lập invoice

- Thông tin người bán (Seller/Exporter), người mua (Buyer/Importer), người thụ hưởng (Beneficiary), người trả tiền (Remitter), người gửi hàng (Shipper) và người nhận hàng (Consignee)

- Thông tin của đơn vị trung gian (nếu có)

- Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập

- Mô tả về thông tin hàng hóa (Tên - Số lượng - Đơn giá - Thành tiền)

Về cơ bản thì invoice là một ràng buộc mang tính chất pháp lý, nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả đơn vị bán và đơn vị mua. Ngoài ra, invoice còn giữ một số chức năng, vai trò khác cũng quan trọng không kém như:

- Lưu trữ hồ sơ: Bản thân Invoice đã là một loại hồ sơ hợp pháp chứng minh về việc mua/bán hàng hóa của doanh nghiệp.

- Theo dõi công nợ: Thông tin trên Invoice giúp cả đơn vị bán lẫn đơn vị mua dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán và công nợ của họ.

- Hỗ trợ phân tích kinh doanh: Việc lưu giữ và phân tích Invoice có thể giúp doanh nghiệp xác định được xu hướng thị trường xem đâu là hàng hóa được tiêu thị tốt và đâu là thời gian mua hàng cao điểm. Từ đó đưa ra định hướng sản xuất và nhập hàng cho phù hợp.

» Có thể bạn quan tâm: Phí môn bài là gì?

Invoice là gì? Tác dụng Invoice

Invoice có nghĩa là hóa đơn, một chứng từ rất quan trọng được sử dụng trong mọi hoạt động mua bán quốc tế. Trên hóa đơn sẽ yêu cầu thể hiện rõ nội dung về số hóa đơn, ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng số tiền. Chứng từ này dùng để bạn tiến hành thanh toán, đóng thuế, khai hải quan.

Invoice giúp người mua làm căn cứ xác nhận một số quyền lợi như: Quyền sở hữu hàng hóa, sử dụng đối với sản phẩm, dịch vụ, từ đó có căn cứ để khiếu nại về chất lượng hàng hóa, dịch vụ cũng như yêu cầu về các chế độ bảo hành,...

Invoice được lập ra nhằm mục đích làm chứng từ thanh toán giữa người mua và người bán. Xác nhận nghĩa vụ của người bán cung cấp hàng hóa cho người mua, đồng thời, người mua phải có trách nhiệm thanh toán số tiền đầy đủ được ghi trên invoice cho người bán.

Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)

Đây là hóa đơn có tác dụng thay thế tạm thời cho hóa đơn chính thức. Nó được sử dụng trong 3 trường hợp sau đây:

- Trường hợp 1: Khi đơn vị bán muốn thu trước một khoản tiền ngay sau khi hoàn thành đơn hàng.

- Trường hợp 2: Khi đơn hàng được giao thành nhiều đợt, và hai bên thỏa thuận thanh toán theo từng đợt.

- Trường hợp 3: Khi hai bên thống nhất lấy tạm một mức giá nào đó để giao dịch, còn giá chính thức sẽ được quyết định sau và ghi trong hóa đơn chính thức.